Sphère Evenements est à vos côtés pour l’organisation d’une soirée de gala réussie et mémorable. C’est un moment d’exception qui doit marquer les esprits ! Qu’elle soit organisée annuellement ou pour une occasion spécifique, la soirée de gala a pour particularité de faire vivre un moment exclusif à ses participants. Elle reflète les valeurs de la société qui l’organise, tout en mettant en avant une image positive. Le prestige de cette soirée sera déterminé par la nature du message que vous souhaitez diffuser. Sphère Evenements vous aidera à le transmettre tout au long de votre organisation et au travers de chaque détail de votre soirée !
Pourquoi organiser une soirée de gala ?
Cet évènement mémorable répond à des visées pouvant etre variées. L’objectif peut être de récompenser des collaborateurs, diffuser un message, partager une information inédite, célébrer un anniversaire d’entreprise, un nouveau partenariat ou simplement refléter une image forte et prestigieuse à l’occasion d’une soirée de fin d’année par exemple. Le point de départ de l’organisation d’une soirée de gala est donc de définir vos attentes à ce sujet.
D’autre part, il est essentiel de bien connaitre le public visé. Qui participera à cet évènement ? Vos invités peuvent être des salariés ou collaborateurs mais également externes à votre entreprise : clients, partenaires, prospects ou donateurs. L’image à véhiculer sera alors différente en fonction de chaque profil. En d’autres termes, il s’agira de déterminer les retours que vous aimeriez recevoir suite à votre évènement. Nous vous aiderons à y parvenir via chaque aspect de votre soirée de gala !
Gala de remerciement
Vous souhaitez gratifier vos équipes commerciales, faire plaisir à vos salariés ou remercier vos clients les plus fidèles ? Une soirée de gala sera l’occasion parfaite de les valoriser tout en leur transmettant un message positif concernant votre entreprise. Votre public ciblé, vous choisirez le lieu d’exception, la qualité de la restauration et les animations qui raviront vos invités. Dans chaque détail de votre soirée, de la qualité de l’accueil au petit cadeau qu’ils pourront recevoir, vos invités sentiront qu’ils sont importants pour vous !
Gala de remise de prix
Un gala de remise de prix requiert une organisation minutieuse. Les attentes des participants sont fortes, il est essentiel de savoir y répondre. Ce moment solennel peut par exemple se dérouler dans un amphithéâtre à l’instar d’une cérémonie « à l’américaine », suivie d’un cocktail dinatoire. Il peut aussi simplement intervenir à l’occasion d’un diner assis durant lequel un discours aura été soigneusement préparé. L’organisation logistique et scénographique doit alors répondre à votre objectif de valoriser les lauréats ainsi que chacun des participants.
Gala d’ouverture / clôture
En ce qui concerne un lancement de produits, l’inauguration d’un nouveau site ainsi que le début ou la fin d’un projet, une soirée de gala devra prendre en compte ces objectifs. Dans sa conception, il faut garder en tête que la lumière doit être mise sur ce message. Chaque détail, de la scénographie du lieu de réception à l’expérience vécue par les invités, devra être pensé en fonction du produit ou du service à mettre en avant. Le ton de l’évènement doit être en accord avec la communication souhaitée durant tout le projet.
Définir le cahier des charges de la soirée de gala
L’objectif de votre soirée de gala et le type de célébration étant déterminés, une seconde étape de regroupement d’information est incontournable pour optimiser l’organisation de votre évènement.
Pour cela, il faut définir un cahier des charges précis. Il comporte la date souhaitée pour votre soirée, le nombre de participants attendus, leur profil (interne, clients, partenaires…), les habitudes de vos invités (ex : sont-ils familiers avec ce type d’évènement ?), la zone géographique privilégiée, le déroulé prévu, la thématique éventuellement souhaitée et votre enveloppe budgétaire. Cette dernière est essentielle à définir car elle orientera les choix de prestations qui vous permettront de répondre à vos souhaits.
Il est indispensable de collecter avec précision ces informations car elles auront chacune un impact sur la mise en place de votre soirée de gala et par conséquent sa réussite.
Trouver le lieu idéal où se déroulera le gala
Le lieu de réception de votre soirée de gala est à choisir avec soin. Il doit répondre à chaque aspect de votre cahier des charges et réunir un certain nombre d’atouts. Dès cette étape, notre expertise vous sera précieuse grâce à une sélection réalisée sur-mesure.
C’est en effet le lieu, en tout premier, qui donnera le ton à votre soirée. Il faudra donc choisir avec soin sa situation géographique, ainsi que son accessibilité et son environnement.
En ce qui concerne le type d’établissement à sélectionner, il conviendra de veiller à son standing. En effet, vos invités s’attendront à être accueillis dans un lieu haut de gamme, que ce soit un site prestigieux (hôtel particulier, musée, château…), un restaurant chic ou un centre de congrès haut de gamme. Toutefois, cela pourrait aussi être une péniche originale ou un hangar atypique entièrement redécoré ! Dans l’ensemble, il faudra s’assurer des espaces adaptés au nombre de vos invités et au déroulé de votre soirée.
Créer et diffuser des invitations originales aux participants
La date définie et le lieu idéal sélectionné, il convient de communiquer autour de votre évènement. Il faut faire savoir à vos invités, de la meilleure des manières possible, la tenue votre gala. Les solutions sont très variées, qu’il s’agisse de créer la surprise ou de formaliser simplement une date pour une soirée annuelle.
L’agence Sphère Evenements vous accompagne dans cette démarche. L’invitation papier fait toujours son effet, d’autant plus s’il s’agit d’inviter des clients, prospects ou partenaires. Pour une communication interne, on peut l’utiliser pour renforcer le côté prestigieux de cette soirée de gala, qui se différencie d’un séminaire corporate.
Par ailleurs, la gestion des save-the date, invitations par e-mailing et inscription en ligne s’avère une solution efficace et pratique. Cela vous permet de connaitre en temps réel les personnes inscrites et gérer ainsi vos relances éventuelles.
Choisir le type de restauration adapté au diner de gala
Selon le ton et l’ambiance désirée pour votre soirée de gala, votre choix se portera soit sur un cocktail dinatoire soit sur un diner assis. Il convient d’en connaitre les intérêts ou les limites afin d’opter pour la solution la plus adéquate pour votre soirée. Un cocktail dinatoire est très convivial et apporte une dynamique festive. Les invités sont debout et profitent d’un service « plateau » par les maitres d’hôtel. Il est possible d’y intégrer des ateliers culinaires afin d’offrir une dimension encore plus interactive ! Chacun, avec ses allergies ou préférences, trouvera son bonheur dans cette formule très flexible.
L’alternative au cocktail est de proposer un diner assis. Il donne une note plus solennelle, voire prestigieuse, à la soirée. Un diner servi à table sera aussi plus confortable pour vos invités qui pourront discuter de manière privilégiée entre eux. A vous de déterminer, selon le profil de vos invités et l’atmosphère souhaitée, le format le plus adapté !
Mettre en place des animations originales
Trouver un fil conducteur à votre soirée de gala se travaille non seulement dans le déroulé de l’évènement, mais également dans les choix d’animations. C’est la raison pour laquelle nous recherchons constamment de nouvelles pépites et nouveautés !
Avant tout, une thématique telle qu’une soirée casino peut être une excellente idée mais elle n’est pas indispensable. Si vous souhaitez vous orienter vers une soirée à thème, nous pourrons vous proposer des concepts originaux et parfaitement adaptés à vos objectifs. Toutefois, votre choix d’animation peut parfaitement se porter uniquement sur une ambiance musicale, un artiste prestigieux ou la mise en place d’interactions entre invités. Celle-ci peut se créer par le jeu ou des solutions digitales favorisant la convivialité.
Nous vous conseillons aussi de vous tourner vers des animations culinaires qui raviront les papilles de vos invités tout en animant avec originalité votre soirée : bars thématiques, show culinaire, cocktails personnalisés…
Organiser les prestations complémentaires
La réussite de votre soirée de gala se trouve dans chaque détail. C’est pourquoi il ne faut pas faire l’impasse sur l’ensemble des prestations additionnelles qui peuvent donner de la valeur ajoutée à votre évènement.
L’accueil est déterminant pour donner une bonne première impression à vos invités. Il faut donc optimiser ce moment en prenant soin de mettre en place du personnel souriant, un vestiaire simple d’accès et une entrée qu’il est possible de scénariser. Grâce à notre carnet d’adresses finement sélectionnées, nous trouveront le prestataire idéal pour vous !
Bien entendu, nous vous accompagnerons également pour penser à l’ensemble de vos besoins complémentaires : reportage photo / vidéo, scénarisation, solutions techniques innovantes, décoration, art de la table, trophées sur-mesure, service voiturier…
Coordonner le jour J
Le bon déroulé d’un évènement se travaille amplement en amont afin de coordonner au mieux chaque intervenant, pour une soirée de gala réussie et mémorable. Pour y parvenir, nous synthétisons chaque élément clé de votre évènement en un document que nous vous remettons ainsi qu’à chaque intervenant.
Sur place, il est alors essentiel de s’assurer que chacun réalise sa mission telle que souhaitée et dans les meilleures conditions possibles. Notre rôle, tel un chef d’orchestre, est de coordonner avec précision les acteurs présents sur place et ainsi veiller au bon déroulé de votre soirée. Si un imprévu survient nous réagissons sur l’instant pour trouver des solutions fiables et efficaces.
En conséquence, vous pourriez vous dédier uniquement à l’accueil de vos invités, être disponible pour leurs sollicitations et profiter de votre soirée de gala !
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